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政策法規

廈門市慈善總會特大自然災害等救助應急預案

(自2010年2月1日起施行)


一、總則  

為建立、健全應對突發巨大或特大自然災害等緊急救助體系和運行機制,提高廈門市慈善總會(以下簡稱總會)緊急救助能力,迅速、有序、高效地開展救災捐贈活動,有力地支援災區緊急救援和恢復重建工作,依據《中華人民共和國公益事業捐贈法》、《基金會管理條例》、《國家自然災害應急預案》和國家有關救災工作的方針、政策以及《廈門市慈善總會章程》,制定本預案。


二、適用范圍 

凡在我國發生巨大或特大水、旱、臺風、地震、冰雪、森林草原火災等自然災害及其他突發重大公共衛生安全事件,達到啟動條件的,適用本預案。國外發生并引起全球關注和支援的特大自然災害,也適用本預案。


三、工作原則

(一)服從中央政府的指揮和統籌安排,全力以赴開展救災捐贈活動。

(二)統一指揮,分工協作,各司其職,各盡其責,從急從快,有序有效地支援災區緊急救援和恢復重建工作。

(三)充分發揮全國各級慈善機構的作用,上下聯動,密切合作。

(四)認真細致,為捐贈人和受助人提供優質的服務。

(五)公開透明,接受全社會的監督。


四、啟動條件及程序

(一)國內或國際發生巨大或特大自然災害、公共衛生或社會安全事件,造成大量人員傷亡和財產損失,需要緊急轉移安置和生活救助,民政部和有關部門啟動一級應急響應并組織開展全國性救災捐贈活動時,根據中央及有關政府部門的指令,啟動本預案。

(二)總會接收救災捐贈的部門接到民政部號召本會開展全國性的救災捐贈活動的指令后,第一時間向會長報告,由本預案領導小組成員通過會議或電信通話會商后,決定啟動本預案。30分鐘內,總會進入本預案規定的工作狀態,全面啟動應急運轉機制。


五、組織指揮和工作體系

為應對緊急狀態的工作特點,本預案實行會長負責制,由會長、主管副會長和秘書長組成領導小組,參與中央、國務院抗災救災工作的協調,負責本會救災捐贈、緊急救援和恢復重建等重大事項的決策和工作部署,安排分配救災捐贈款物和救災儲備資金、物資,組織協調全國慈善系統的合作等。本預案一經啟動,立即設立總協調人和副總協調人,總協調人由秘書長擔任,根據領導小組的決定組織協調本預案的運作;副總協調人由負責救災捐贈的副秘書長擔任,協助總協調人開展工作。領導小組下設資金組、物資組、宣傳聯絡組、后勤保障組、監督組等臨時工作機構,按各自的職責分工開展工作。

各臨時工作機構的職責分工是:

(一)資金組組長由總會財務部主任擔任,財務部全體人員為該組成員。全面負責救災捐贈資金的接收、登記、立賬、撥付、統計、接受審計和查詢、發票管理等具體事務以及資金組志愿者隊伍的管理。

(二)物資組組長由總會領導小組指定一部門主任擔任,抽派總會工作人員為工作組成員。全面負責救災捐贈物資的接收、登記、派發、倉儲、運輸、報關、受助災區物資的接收和監督、統計、接受審計等具體事務以及物資組志愿者隊伍的管理。

(三)宣傳聯絡組組長由總會新聞辦主任擔任。新聞辦工作人員為該組成員。全面負責救災捐贈活動的宣傳、策劃、媒體聯絡、公示、大型活動的宣傳策劃和組織等具體事務以及宣傳組志愿者隊伍的管理。

(四)后勤保障組組長由總會辦公廳主任擔任,辦公廳全體人員為該組成員。全面負責救災捐贈工作的后勤保障、志愿者隊伍的管理、安排和培訓、文書運轉、檔案管理、工作接洽、與政府部門和各慈善機構的溝通聯絡等具體事務。

(五)監督組由總會監事會負責人組成。負責對總會安排和分配的捐贈資金、派發的捐贈物資發放和使用情況,以及采購的救災物資進行檢查監督,確保捐贈款物管理使用安全規范、公開公正,確保采購救災物資的質量。

總會領導小組根據救災捐贈工作進展的實際需要,決定各臨時工作機構的設立和撤銷。撤銷后救災捐贈各項主要工作轉移到籌募部負責,所有的文書檔案整理后轉交籌募部,納入檔案管理程序。


六、應急運轉機制和工作程序

本預案一經啟動,所有應急運轉機制進入全日運作狀態。

(一)預案啟動1小時內,即以總會名義在中央級各種主流媒體公布總會開展救災捐贈活動的活動主題、熱線電話、捐贈款物接受渠道和方式等重要事項。熱線電話即時開通,24小時不間斷接受咨詢、外聯、傳真等服務工作。

(二)領導小組成員和各組組長組成指揮中心,中心成員手機24小時開通,隨時聯系、隨時辦公、隨時處理事務。所有事務的處理采取臨時會商、電話通訊、傳真、電子郵件、手機短信等方式解決,俟后均須形成負責人簽字有效的文本存檔。

(三)宣傳聯絡以及舉辦大型勸募活動。本預案啟動2小時內,以總會名義向全體團體會員發出聯合行動的呼吁書。4小時內建立與各媒體的聯系網。當日起,每天在固定的媒體公布總會接收捐贈活動情況、捐款人捐款到賬名單以及捐款使用等重大工作信息。72小時內,印制勸募宣傳海報并張貼、策劃宣傳廣告并報道。根據實際工作進展,撰寫宣傳口徑和提綱,報領導小組批準后,適時召開新聞發布會或通告新聞稿。積極主動聯絡、組織新聞媒體對總會活動進行報道。

在領導小組的統一指揮下,積極策劃組織包括義演、拍賣、現場募捐等大型勸募活動;策劃組織赴災區救援活動。

(四)捐贈資金的接收。定向捐贈資金必須由捐贈人向總會傳真蓋有公章或簽字的定向捐贈書或協議書,內容包括:單位名稱、捐贈金額、捐贈意向、聯系辦法等;總會必須在接到認捐書或協議書2小時內向捐贈人出具接收確認書或簽署協議;捐贈資金到賬后,及時向捐贈人遞寄收據和證書。非定向捐贈資金到賬后,總會憑捐贈人提供的地址向捐贈人遞寄收據和證書。

每筆捐款進賬,必須將捐款人名稱、捐款金額等資料及時錄入電腦,同時出具發票和證書并遞寄捐款人。對捐款實行當日進賬、當日登錄、當日統計,每日進賬額和累計額由組長簽字后于下午五時報領導小組所有成員。

所有資料存檔待查。

(五)捐贈物資的接收和派發。接收的捐贈物資必須有捐贈人向總會傳真的蓋有公章或簽字的認捐書,內容包括:捐贈單位名稱、物品名稱、數量、價值、聯系辦法等,同時必須有捐贈人遞交的物品價值和檢驗上市證明。負責接收物資捐贈的工作人員確認捐贈物品符合國家規定的各項標準、物資存放地、運輸方式以及受助地區接收機構接收方式后,書面提交物資派發建議書,經物資組組長簽批后報領導小組審批。物資派發建議書獲批準后,總會必須向捐贈人出具接受捐贈確認書和物資派發書,通知捐贈人受助地區接收機構名稱、聯系人、運抵地址等資料,同時發送物資分配通知書給受助地區接收機構。捐贈物資一般由捐贈方自行解決運輸問題,特殊情況必須由總會安排運輸的,由物資組負責安排。以上事務從接收認捐書起,48小時內完成。所有往來文書,均以電話傳真件為準。

境外捐贈物資的接收和通關,由物資組根據進口捐贈物資的規定和程序負責辦理。

受助地區接收機構接收到捐贈物資后,必須將接收到的物品清單收條或收據及時遞寄物資組,財務部憑該收條或收據,按照總會《捐贈物資接收管理使用暫行辦法》的有關規定向捐贈人出具正式收據。

負責接收物資捐贈的工作人員辦理完接收、派發等事務后,必須填寫《廈門市慈善總會救災物資登記表》記錄情況,內容包括:捐贈單位名稱、物品、規格、價值、發貨地點、運輸方式、受助地區接收機構名稱、物資到位日期等。每日物資認捐、派發、運輸、到位情況以及累計情況由物資組長簽字后于當日下午5時報領導小組所有成員。

所有資料存檔待查。

(六)緊急救援階段捐贈資金的安排與分配。

1、在緊急救援階段,根據捐贈者意愿必須馬上撥付的定向捐贈資金,由負責接收的工作人員提交撥款申請書和定向捐贈認捐書,由該人員所在部門主任和負責救災捐贈的副秘書長簽字后,報領導小組審批。審批后,該工作人員起草捐款分配通知書報領導小組批準后,正式下文通知受助機構。財務部根據撥款批文及時將款項撥付到指定的接收賬號。該事務要求在48小時內完成。

2、根據災區緊急救援的需要,總會必須要采購包括帳篷、食品、衣被等救災物資時,由救災捐贈接收部門向領導小組提交購置救災物資建議書,領導小組審批同意后,由該部門或指定人員簽署購貨合同。合同生效后向領導小組申報撥款,獲批后由財務部根據合同書規定以及撥款批文及時將款項匯入指定賬戶。該事務要求在3天之內完成。

3、根據災區需要,必須撥付非定向緊急救援款時,由領導小組成員會商決定后,指令救災捐贈接收部門提交撥款建議書報領導小組審批。經領導小組審批同意后,正式下文通知受助機構。財務部憑撥款批文及時將款項匯入指定賬戶。該事務要求在48小時內完成。

(七)救災物資的采購。原則上應按國家政府采購的制度規定執行。緊急救援時期可按照急事急辦的原則,救災帳篷、衣被等救災物資一般在民政部通過政府采購招標確定的廠家采購,規格、質量、價格等標準與民政部招標采購合同書一致,付款期限可優于民政部,以取得優先快速的優惠。其他物資的采購也以優質、優惠為原則,加速采購進程。所有采購任務經領導小組批準后,可委托救災捐贈接收部門或指定人員簽署合同,迅速辦理。采購人員一般由2人組成,共同負責。


七、應急準備

(一)資金準備 總會積極向政府部門和社會各界籌措救災準備資金;根據救災工作需要,經總會領導研究決定,在總會籌募的資金中劃撥部分資金用于救災。救災準備資金實行專賬管理。  

(二)物資準備 總會積極建立救災物資儲備和調撥、運輸制度,利用各種條件儲備救災帳篷、衣被、毛毯、凈水設備、小型發電機等緊急救援所需的救災物資。    

(三)人力資源準備 總會

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